Helligåndskirken som organisation

Helligåndskirken er en kirke, som historisk set har levet højt på de mange frivillige.
Sådan er det også i dag.

Vi har F2010 i alt 245 registrerede frivillige. Det vil sige personer, som selv har meldt sig til en frivillig tjeneste – mange til flere – af meget forskellig karakter og omfang. Det være sig alt fra ud-deling af kirkeblade, over at lave kirkekaffe og kirkefrokost til hjælp ved julemarked, borddækning og meget omfattende bistand ved kirkens mange aktiviteter. Sammenlagt bliver der lagt flere års-værk som frivillighedstimer i Helligåndskirken!

Det kommer ikke af sig selv at styre og lede så mange frivillige – det bidrager de ansatte med.

Vi har p.t. flg. lønnede medarbejdere omregnet til årsværk: 

• 2,25 præstestillinger: Henrik Oest, Torben Tramm og Elisa M. Wejse 
• 1 organist: Anders Gaden
• 1,3 sognemedhjælpere: Mette Gottlieb og Mette Lysholm Hornstrup
• 0,75 kirkesekretær: Stine Larsen 
• 1,8 kirketjenere: Kirsten Jørgensen og Poul Buus-Andersen

Menighedsrådet består af 9 valgte medlemmer og 6 suppleanter, som vi har en god tradition for i Helligåndskirken også indgår i MRs daglige arbejde. Endvidere sidder præsterne som fødte med-lemmer af rådet.

Menighedsrådet er organiseret med 4 store udvalg:

• Økonomiudvalg (som har særligt ansvar over for alle udvalg, når der er involveret økonomi)
• Personaleudvalg
• Aktivitetsudvalg
• Bygningsudvalg.

Hertil kommer en række mindre udvalg, som er vitale for at få det daglige virke til at fungere.

Udvalgenes referater sendes via MRs sekretær til alle i MR.
Udvalgsstrukturen betyder, at de 4 store udvalg har ansvar for at mødes mindst 4 gange pr. år – og ellers efter behov. Der er udarbejdet en forretningsorden, som sikrer, at udvalget følger området og indgiver indstillinger til drøftelse og beslutning i MR på sager, som vedrører udvalgets område.
For at understøtte den økonomiske ansvarlighed hos alle, sendes udvalgets indstillinger til MR mindst 8 dage forud for et MR-møde, og samtidig sendes indstillingen til Økonomiudvalget, så man her i givet fald kan medbringe en mundtlig økonomisk indstilling til drøftelsen i MR, hvis der er impliceret økonomi og budget i temaet.

Set ud fra Personalets synsvinkel ser organisationen sådan ud, idet MRs kontaktperson her funge-rer som daglig leder, en slags personalechef. Det betyder, at kontaktpersonen har alle en personale-chefs beføjelser over for de enkelte ansatte vedr. ferie, frihed, sygdom, kurser o.l. Kontaktpersonen fører en gang om året en medarbejder-udviklingssamtale (MUS), hvor der opstilles mål og kompe-tencetemaer for det kommende år.

Stabsmøde
I dagligdagen mødes alle medarbejdere (og om muligt også kontaktpersonen) hver tirsdag formid-dag til et stabsmøde. Her gennemgår man den kommende uges kalender og aktiviteter - evaluerer evt. den foregående uges aktiviteter, som har involveret alle grupper.
Ved mødet er der et fast punkt: ”Bordet rundt”, hvor den enkelte har ansvar for at give input til dagligdagen, spørge ind og anvise løsningsmuligheder i de praktiske forhold på arbejdspladsen.
Alle udlån af kirken og kirkens lokaler, som senere skal behandles i MR, skal først drøftes her, så der medfølger en medarbejder-indstilling til MR.

Strategimøde
Præster, organist, sognemedhjælpere og kontaktperson mødes endvidere til et månedligt ”strategi-møde”, som også fungerer som udvalg for sognemedhjælperne. Her produktudvikles vores kirkelige tilbud, ligesom der drøftes nye og evalueres gamle.

Efter mødet sikres flow i resten af huset. Referatet sendes til alle medarbejdere.

Præstemøde
Strategimødet sluttes med et præstemøde for kirkens præster, hvis der forlods er indgivet punkter til drøftelse her. Her foregår bl.a. en langtidsplanlægning af fordeling af pastorale opgaver.

Cirkulærebestemt medarbejdermøde
To gange om året indkaldes alle medarbejdere med formand, kirkeværge, kontaktperson og kasserer til det cirkulærebestemte medarbejdermøde. Heri deltager også medarbejdere fra Kirkekasserer Vest.